Sprawne rozliczanie podróży służbowych, a przede wszystkim weryfikacja wszystkich kosztów poniesionych przez pracownika w trakcie wyjazdu może być utrudnione przez wiele czynników. Jednak najczęściej występującym problemem jest wielość sposobów płatności, dostawców i dokumentów zakupu usług. 

Można oczywiście zatrudnić zespół ludzi do rozliczania podróży służbowych - ale przecież nie o to chodzi. Zwłaszcza, że kilka zmian organizacyjnych i umów o współpracy może skutecznie zminimalizować czas potrzebny na rozliczanie podróży służbowych. 

Podstawowa zmiana organizacyjna jaką trzeba wprowadzić to ujednolicenie płatności, minimalizacja liczby dostawców i stosowanie zbiorczych dokumentów zakupu usług. 

1. Ujednolicenie płatności można zrealizować na dwa sposoby: 
  • poprzez zawarcie umowy o współpracy z agentem podróży ustalającej jedną metodę płatności za wszystkie usługi (to rozwiązanie wiąże się jednak najczęściej z koniecznością zabezpieczenia płatności) lub 
  • przez otwarcie specjalnego rachunku do rozliczania podróży służbowych w oparciu o umowę z wybranym dostawcą usług finansowych. 
2. Minimalizacja liczby dostawców i wprowadzenie wygodnego systemu faktur zbiorczych sprowadza się z reguły do zawarcia wspomnianej wyżej umowy z agentem podróży. Ważne jest jednak aby za taką umową i fakturowaniem szły również odpowiednie przygotowane raporty i zestawienia.

Tematy pokrewne


Zobacz też


Proste Podróże Służbowe